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[피에스?레터] ?무야호~ 업무실수 안하는 명확한 업무수명 방법

2021-05-28 | 670

안녕하세요? PSI컨설팅 입니다!

요즘 수시채용이 늘어나면서, 신입사원들이 조직에 적응도 하기 전에 업무를 맡게 되는 경우가 많습니다. 2020년도에 채용포털 사람인 조사에 따르면 신입사원이 근무를 하며 저지른 실수 중, 가장 많은 비율을 차지한 부분은 ‘지시한 내용과 다르게 일을 처리한업무실수가 71.5%’였습니다. 이처럼 왜 지시한 내용과 다르게 일을 처리하게 되는 경우가 발생하는 걸까요?

바로 업무의 시작이 잘못되었기 때문입니다. 오늘은 신입사원(또는 저연차 실무자)를 위해 업무를 명확하게 수명하기 위한 Tip을 준비했습니다.

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업무실수 안하는 명확한 업무수명 방법 @신입사원

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주도적인 업무태도로 명확한 업무수명을 위한 단계

Step 1. 6W 3H로 수명 받은 과업을 정리하라

Step 2. 업무 진행 계획을 공유하고 컨펌을 받아라

상황 이해(Awareness): 6W 3H를 활용하여 이해한 내용과 놓친 내용 확인하기
접근 방향(Approach): 과업을 위한 절차, 진행 윤곽을 보여주며 설명하기
핵심 행동(Action): 과업 수행 행동이나 분석의 핵심 내용을 컨펌받기
장애/리스크 관리(Alignment): 과업의 성공적 수행을 위한 잠재 리스크 줄이기

Step 3. 논의하고 조언받은 내용을 메모 및 참고하라

?동상이몽: 지시하는 자 vs 수명하는 자

업무 실수는 왜 발생하게 될까요?

업무를 지시하는 사람은 ‘이 정도면 충분히 알아들었겠지?’?라고 생각하지만, 듣는 사람은 ‘아마… 이런 뜻이겠지?’라고 추측하면서 혼란이 발생하게 됩니다. 업무를 지시자는 ‘내가 아는 것이 상식이라는 생각, 남들도 내 생각과 같을 거라는 착각, 자기 중심적인 시각에서 이야기를 전달’하게 되고 듣는 신입사원들은 자신이 가지고 있는 신념, 가정, 선입견, 연상, 추측등에 근거해서 그 뜻을 이해하게 됩니다.

업무를 듣고 수행하는 사람 위치인 ‘신입사원’들이 주도적인 업무태도로 수명받은 지시사항을 어떻게 명확히 파악해야 할까요? 간단한 과업은 팀장의 지시 내용과 팀원의 이해한 수명 내용이 다를 가능성이 크지 않습니다. 그러나 적어도 과업 작업시 2~3일 이상 걸리는 나름 중요한 과업에서 지시자와 수명자의 생각의 차이가 발생합니다.

주도적인 업무태도로 명확한 업무수명을 위한 단계

Step 1. 먼저 6W 3H로 수명 받은 과업을 정리하라

Why, What, How, Who … 너무 익숙하지만 생각보다 많은 사람들이 업무를 진행할 때 놓치는 부분입니다. 아래와 같이 업무 수명 Canvas를 만들어 업무의 6W 3H를 정리해 보세요.

중요한 것은 너무 작성에 시간을 들이지 말고 가급적 10~30분 안에 빠르게 정리하여 과업의 전체 윤곽을 잡습니다.과업의 중요 요소를 빠짐없이 기록하게 되어 과업의 핵심을 이해하기 되며, 팀장과 과업 진행 대화의 기초 재료가 됩니다. 엑셀 Sheet, Word, PPT 등을 활용해 Format을 만들어 놓고 사용하면, 팀장이 지시하는 중요 수명과업을 정리할 수 있고 나중에 ‘수명과업 Sheet’의 폴더를 보면 연간 자신이 수행한 나름 중요한 과업의 List와 내용까지 정리됩니다. 이는 자신의 업무 공헌 노트이자 성장(학습)의 자원이 되는 것이죠.

Step 2. 업무 진행 계획을 공유하고 컨펌을 받아라 (+ 한 번에 컨펌받는 4A 프레임)

팀원은 과업에 대해 스스로 생각을 정리한 후, 생각하는 과업 추진 방식에 대해 팀장에게 설명을 하고 컨펌을 받는 절차를 취하는 것이 중요합니다. 이는 팀장에게 자신이 과업(과업의 핵심,본질)을 제대로 이해하고 있고, 과업이 이렇게 중요하며 이와 같이 진행하려고 하는 데 팀장의 생각과 일치하는지, 주요한 것을 빠뜨리지 않았는 지에 대해 팀장의 생각과 의견을 확인하는 단계입니다.

일반적으로 상사들은 모르는 것은 질문하라고 하지만, 막상 질문하면‘그것도 아직 몰라?’라고 많이 합니다. 즉, 아래와 같은 현상이 벌어지는데요.(과거의 제 모습이?…)이는 과업의 핵심 정리도 안되어 있고 단편적으로 질문을 하기 때문입니다.

출처: '신입사원의 무한 굴레' 인터넷 커뮤니티

그렇다면 어떻게 질문하면 위와 같은 굴레를 벗어날 수 있을까요? 과업 진행 계획을 상사에게 설명하고, 질문하고 컨펌을 받으려면4A 프레임*을 활용하면 효과적입니다. 4A 프레임을 1~2분 안에 구두로 또는 정리한 문서를 보여주면서 설명하고 컨펌 질문을 하면 됩니다.

*4A 프레임: 상황 이해(Awareness) – 접근 방향(Approach) - 핵심 행동(Action) – 장애/리스크 관리(Alignment)

1) Awareness | 수명 과업에 대해 잘 이해하고 있다는 것을 인식시켜줍니다.

“저는 ‘Agile 조직 문화 구축방안 검토’에 대해 이렇게 이해하고 있습니다. 임원 회의에서 나온 것이고 언제까지 하여야 하며, 1차 보고는 국내 사례 정리와 당사 도입 방안이며, 특히 XXX가 중요한 것으로 이해했습니다. 혹시 제가 잘못 이해한 것이 있나요?”

이처럼 이해한 내용 설명과 더불어 놓친 내용이 있는지를 물어봅니다. 팀장의 기대사항과 우려 사항에 대해서도 언급하는 것이 좋습니다. 필요한 경우 상사의 요구사항을 6W 3H로 정리한 후, 파악하지 못한 부분을 질문을 하면 됩니다.

2) Approach |‘그래서 저는 이 과업을 이렇게 수행하려고 합니다’라고 업무 방향을 설명합니다.

“그래서 저는 이 과업을 ‘자료 검색 → 애자일 조직 사례 정리 → 시사점 도출 → 당사 도입 방안’ 흐름으로 진행할 예정이며, 각 단계별 예상 일정과 주요 활동은 XXX입니다. 그대로 진행해도 될까요?”

팀원은 과업을 위한 절차, 구체적 일정을 대략 잡아서 작업 진행 윤곽을 보여주며 설명합니다. 업무 흐름과 흐름별 일정 및 주요 활동을 2~3개 정리하여 설명하는 것이죠. 상사는 팀원이 과업의 맥을 짚고 차질없이 진행하는지 아니면 무엇이 빠졌는지를 즉시 캐치하여 의미 있는 의견을 줄 수 있습니다.

3) criticalAction | 과업 수행 행동이나 분석의 핵심 내용을 컨펌 받습니다.

“저는 이 ‘Agile 조직 문화 구축방안 검토’ 작업에서 중요한 것이 바로 소통 문화, 리더들의 태도, 조직 구조, 업무 권한 위임, 구체적인 운영 절차를 포함한 일하는 방식이라 생각되어, 이를 집중적으로 심도 있게 분석하려고 합니다. 팀장님이 보실 때 다른 중요한 요소(Factor)가 있나요?”

이와 같은 설명과 질문 만으로도 이미 업무 진행에 대해 팀장의 머릿속에 가시적인 그림이 그려지게 됩니다. 그러므로 팀원의 과업 수행에 대한 전체적인 이해, 예상 진행 활동 더 나아가 아웃풋 이미지까지 추측이 됩니다.

4) Alignment | 과업의 효율적 수행 및 잠재 리스크를 줄이는 조치에 대한 자신의 생각을 말하는 것이 좋습니다.

“저는 영업/마케팅 본부에서도 ‘Agile 하게 업무하기’와 같은 비슷한 과업 검토가 있다고 들었습니다. 이 부서에 자료를 요청하려고 하는데 필요시 팀장님께 협조 요청 관련 부탁을 드려도 될까요? 또, 기획/교육/마케팅 각 팀의 직원과 함께 3번 정도 만나서 작업하는 Quick win TF팀을 만들려고 하는 데 각 팀장님들께 협조 전화 좀 부탁합니다. 그리고 현재 계획으로는 다섯 개 기업의 담당자와 만나려고 하는데 나중에 간단한 다과와 커피값을 지원해 주실 수 있을까요?”

과업의 성공적 수행을 위한 협업 활동, 자원 협조 등 세부 활동이 정렬되어 실행되도록 고민하고 있다는 것을 설명을 하고 지원을 요청하는 것이 실제 과업 수행에도 많은 도움이 됩니다.

위의 4A 과업 수행 프레임은 ‘가설 기반의 업무 진행’과 ‘MECE*(빠짐없이 중복없이)적 사고법’을 적용한 방식입니다. 실무자가 갖추어야 할 가장 중요한 과업 수행 전술이자 스킬이라고 볼 수 있습니다

*MECE: Mutually exclusive, Collectively exhaustive

Step 3. 논의하고 조언받은 내용을 메모 및 참고하라

동일한 조사에서 신입사원에게 직장생활에 대해 가장 해주고 싶은 조언으로‘잊어버리지 않도록 메모해라’(29.4%)를 1순위로 꼽았습니다. 계속해서 ‘모르면 알 때까지 물어봐라’(22%), ‘확인하고 또 확인해라’(11.8%)가 뒤를 이었는데요. 이처럼 질문을 하면서도 이를 메모하는 습관을 들이면, 반복되는 질문도 줄이고, 업무파악도 수월해 질 수 있습니다.

결국, 일의 본질을 파악하고 업무를 수행할 경우, 일에 투입되는 시간과 노력이 매우 효율적이며 그로 인한 업무성과는 극대화될 수 있습니다. 우리 신입사원들 혹은 저연차 직원들이 업무 실수를 줄이는 가장 효과적인 방법, 바로 업무의 핵심을 파악하고 치밀하게 진행하는 것이 아닐까요?

참조: 워크 스마트 시리즈 II. Work Advanced(사원급)

워크 스마트 시리즈 III. Work Entry(신입사원)

Writer 솔루션코치 ?이재영 전문위원

Editor ?쓸이

직급/역할에 맞는 업무수행하는 노하우가 필요하다면?

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