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[피에스?레터] 프로일잘러 되는 논리적인 업무보고 방법 @실무자

2021-06-03 | 483

안녕하세요? PSI컨설팅 입니다! ?

지난레터에서는 업무실수 없이 일하는 업무수명 방법에 대해 알아보았는데요! 구독자님들께서 많은 도움이 되었다는 피드백을 주셔서 저희 또한 기쁩니다!

업무를 수명받아 시작했으면, 그 마무리인 보고를 해야겠죠? 일일보고부터, 결과보고 등 회사의 업무는 항상 보고로 시작해서 보고로 끝나는 느낌인데요. 그만큼 우리 업무에서 많은 비중을 차지하는 보고. 오늘은 실무자들을 위해 프로 일잘러의 시작, 논리적으로 보고하는 법을 준비했습니다.

? PSI가 전해드리는 HR뉴스레터

논리적인 업무보고 방법 @실무자

업무수명 방법 @신입사원

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우리가 직면하는 보고 상황

나의 아이디어를 설득하는 보고 → 설득용 보고논리
기본 방향은 맞지만 추진이 지연되어, 추진을 촉진하는 보고 → 행동 촉진용 보고논리
단순 실행 사항의 결과보고 → 6W3H에 따른 Fact기반의 보고논리

설득용 보고: Argument 구조

Situation(조직이 처한 상황) → Complication(상황이 미치는 영향 or 그상황을 해결하기 위한 구조) → Conclusion(우리가 택해야 할 구체적인 방식)

행동 촉진용 보고: Grouping 구조

(1) 실행 예시를 많이 제시

(2) 실행 방법 옵션을 많이 제시

? 우리가 직면하는 보고 상황

실무자들의 성과란 무엇일까요? 맡겨진 업무를 잘 완수하는 것? KPI를 달성하는 것?

결과적으로 실무자의 성과는 현재 하고 있는 업무의 산출물(A)과 그것을 동료와 상사에게 셀링하여 그들이 구매하도록 하는 것(B)으로 요약될 수 있습니다. 즉, 실무자는 자신이 하고자 했던 주장, 의견, 제안 방안 등에 대해 상사의 승인 또는 동료의 동의를 얻어야 비로소 진정한 성과라고 볼 수 있습니다. 이는 보고내지 설명으로, 아무리 좋은 콘텐츠가 있더라도 팔리지 않으면(즉, 설득하지 못하면)나 혼자만의 생각이고 준비물이 되어버립니다.

그럼 어떻게 우리는 보고를 해야할까요? 회사 생활을 하면서 보고를 참 많이 하지만, 보고를 ‘잘’하기란 어려운 것 같아요. 대부분 보고 상황은 아래 3가지로 요약됩니다.

나의 아이디어를 설득하는 보고
기본 방향은 맞지만 추진이 지연되어, 추진을 촉진하는 보고
단순 실행 사항의 결과보고

마지막 3번째 단순 실행 사항의 결과보고는 지난레터에서 소개드린 6W3H에 따라 Fact를 체계적으로 정리하면 가능합니다. 단순히 시키는 것을 차질없이 보고하는 것은 크게 문제가 되지 않습니다. 이 보고는 상사에게 마이너스 요소가 되는 것을 방지할 뿐이죠. 하지만 앞선 두 가지 ‘설득용 보고’와 ‘촉진용 보고’는 상사가 고민하고 있는 것을 실행하여 상사에게 인정받는 득점(point)이 될 수 있습니다.

먼저 설득용 보고는 실무자가 생각하는 기본 방향(변화)를 납득시켜서 실행에 대한 의사결정을 하는 보고라고 할 수 있습니다. 그리고 촉진용 보고는 상사가 기본 방향과 내용은 공감하지만, 실행을 주저할 때 빠른 실행을 촉진하기 위한 보고입니다.

설득적인 보고 프레임: Argument vs Grouping

이런 피라미드 구조, 많이 보셨을 텐데요. 피라미드 구조는 자신이 가지고 있는 아이디어 또는 의견을 객관적이고 논리적으로 구조화하여 ‘상대방을 이해시키는 논리적 구조화’에 많이 활용됩니다. 이를 보고를 위한 논리적 기본골격으로 활용하는 것이 좋습니다. 약간 개념적이서 어렵죠. 그래서 사례로 살펴보겠습니다.

1) 설득형 보고의 논리: Argument 구조

설득용 보고는 Argument 구조를 사용하는 것이 좋습니다. Argument 구조는 실무자의 주장 또는 결론을 탄탄한 스토리라인으로 백업하는 구조로서 ‘조직이 처한 상황은 ~~하고, 상황이 미치는 영향 또는 그 상황을 해결하기 위한 해결구조는 XX이며, 그래서 우리가 택하여야 할 구체화된 방식은 … 이다’의 흐름으로 전개됩니다.

이러한 Argument 프레임의 핵심은 하위 3개의 Block 중 중간 Block입니다. 문제해결형으로 논리를 구성할 때는 Complication(현상의 전개/여파)형태와 그와 비슷한 상황 해결에 입증된 표준 방식(Success Formula)을 먼저 규명하고, 그리고 성공 공식에서 적용 시사점을 찾는 결론 도출 형태로 이루어집니다.

문제해결형 결론이나 적용 시사점을 요약하여 강조하는 것이 바로 실무자의 주장 즉, 그림상 Governing Thought가 됩니다. 이와 같은 논리로 팀장을 설득하면 실무자의 생각을 실현할 수 있도록 팀장의 지원을 받을 수 있습니다.

위의 사례는 Argument 프레임을 활용하여 OKR*도입이 필요하다는 실무자의 생각을 정리하여 보고의 스토리라인을 만든 예시입니다. 실무자가 OKR도입이 왜 필요한지를 설득력 있게 설명/보고하기 위한 논리 구조를 잡고 작성·보고하는 것이죠.

* OKR(Objective Key Results): 구글에서 확산된 목표설정 프레임워크로, 목표를 설정하고 그 결과를 측정할 수 있도록 도와 조직의 빠르고 지속 가능한 성장을 촉진시키기 위해 활용하는 성과관리 방법

2) 행동 촉진형 보고의 논리: Grouping 구조

다음으로 행동 촉진형 보고는 팀장이 이제 OKR의 기본 방향은 공감하지만, 실행 할지 말지 결단을 내리지 못하고 있을 때 Grouping 프레임을 사용하면 효과적입니다. 이때 2가지 방법으로 실행을 촉진할 수 있는데요.

(1) 실행 예시(Example)를 많이 제시

첫 번째 방법은 글로벌, 국내 대기업, 다양한 업종에서 OKR을 활용하는 사례를 제시하며, 그러므로 빨리 실행해야한다고 촉진하는 것입니다.

(2) 실행 방법(How) 옵션을 많이 제시

두 번째 방법은 OKR을 실행하는 다양한 방법을 제시하여, 리스크나 어려움 없이 빨리 실행할 수 있음을 강조하는 것이죠.

?스토리라인으로 설득하라

마지막으로 같은 내용물이라도, 예쁜 포장지에 쌓인 선물이 더 좋아 보이듯이, 앞선 골격을 활용하여 스토리라인을 가지고 보고하는 것이 더 있어 보이고, 체계적인 보고가 될 수 있습니다. 아래 단계에 따라 스스로 보고의 스토리라인을 만들어 보세요.

<스토리라인을 활용한 보고 단계>

먼저 보고의 성격을 명확히 합니다.
보고 성격에 적합한 논리구조를 선택합니다
(설득형 보고 : Argument 프레임, 행동 촉진형 보고 : Grouping 프레임 )
보고 목적과 논리구조를 결정하면 위에서 제시된 프레임을 빈 칸으로 만들어 봅니다.
빈 칸에 $%name%$님의 주장을 논리와 칸에 맞게 기술합니다.
작성이 끝나면 전체 흐름, 스토리라인이 논리적이고 설득력이 있는지 리뷰합니다.
완성된 보고 논리가 이루어지면 보고 문서 형태로 전환합니다.

?보고 커뮤니케이션을 통한 실무자의 성장

실무자가 팀 성과에 공헌을 하며 성장을 하고 있다고 느끼게 되는 경우는 가치 있는 일 내지 팀에서 중요하다고 생각하는 일을 제대로 해냈을 때입니다. 실무자가 자신이 생각하는 중요한 과업/프로젝트를 착수하기 위해 리더/팀을 설득하거나 방향은 설정 되었지만 구체적인 액션이 지연되는 경우 실행을 위해 상사를 설득하게 된다면 실무자는 하고 싶은 일, 의미있는 일, 중요한 일을 수행할 수 있는 권한을 확보하고 리더/팀으로 부터 지원을 받을 수 있게 됩니다.

이러한 의미있는 중요한 일의 시작은 바로 리더/팀의 승인/동의를 얻기 위한 보고 커뮤니케이션입니다. 본인 역량도 향상시키며 리더와 팀에서 인정 받는 프로 일잘러가 되는 시작, 바로 보고 커뮤니케이션이 아닐까요?

참조: 실무 기획의 정석

인정받는 보고 스킬

Writer 솔루션코치 ?이재영 전문위원

Editor ?쓸이

직급/역할에 맞는 업무수행하는 노하우가 필요하다면?

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