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[피에스?레터] 팀원의 삽질을 막는 방법: 업무지시 제대로하기

2021-06-17 | 389

안녕하세요? PSI컨설팅입니다! ?

벌써 6월 셋째주가 되었는데, ☀날씨가 부쩍 더워진것 같아요. 이제 정말 ?아.아☕의 계절이 온 것 같네요! 나른해 지는 목요일 오후에 아이스 아메리카노 한잔 드시면서 오늘도 PSI가 전해드리는 뉴스레터 읽어보세요!

지난 두 번의 시간동안 실무자의 업무수명과 업무보고를 알아보았는데요. 사실 우리의 일은 올바른 지시와 수명으로부터 시작됩니다. 결국, 리더의 올바른 지시가 있다면 실행과 계획도 명확해지겠죠?

$%name%$님께서 업무를 지시하는 분이라면, 자신의 업무지시 방법을 생각하시며 읽어보시고, 만약 지시를 수명하는 입장이시라면, 혹시 나도 이런 지시를 받아보지 않았는지 떠올리며 읽어보세요!

? PSI가 전해드리는 HR뉴스레터

팀원의 삽질을 막는 법: 업무지시 제대로 하기 @리더

업무수명 방법 @신입사원

업무보고 방법 @실무자

바쁜 우리 $%name%$님을 위한 1분만에 살펴보기 ?

애매한 업무지시의 피해 | 시간낭비, 자원낭비, 기회의 손실

실무 적용하기 쉬운 업무지시 법칙 | B.O.S.S

Background(배경): 왜 이 과업을 수행하는지 과업의 배경을 설명하여 직원의 심적 동의를 확보
Objective(목적): 과업 수행의 목적(Purpose)과 목표(Output Image) 언급
Scope(범위): 최소한 수행해야 할 과업 수행 범위와 검토 영역을 명확히 설명
Schedule(일정): 과업 수행 중간 보고 및 마감일을 언급

이제 통하지 않는 ‘개떡같이 말해도 찰떡같이 알아들어라’

리더나 선임자(senior)는 팀원/후배에게 업무를 지시하는 경우가 많습니다.

사실 더 바람직한 것은 지시보다 수평적 과업 회의를 열어 회의 과정에서 과제 수행 담당자를 정하고, 담당 직원이 스스로 작업 계획을 세워 과업을 수행하는 형태로 진행되는 것입니다. 하지만 많은 조직에서 상사는 일반적으로 팀원에게 업무 지시를 하게 됩니다. 대개 지시를 받은 직원은 업무 의욕이 떨어지고 수동적이 되며, 업무결과에 대해서도 방어적이 되기 쉽습니다. 아래는 직장인들이 많이 모이는 익명 커뮤니티에서 발견한 고민 글입니다.

출처: 인터넷 직장인 커뮤니티 고민글 재구성

애매한 지시에 고민 글과 그에 대한 대처법을 공유하는 웃픈 상황이죠. ‘개떡같이 말해도 찰떡같이 알아들어라’가 이제 통하지 않습니다. 비즈니스 환경 변화 중 MZ세대의 조직 유입은 더욱 명확한 업무지시의 중요성을 보여줍니다. 베이비붐 세대가 ‘눈치껏’일하는데 익숙하다면 MZ세대는 ‘명확한 지시나 설명’을 요구합니다. 기성세대가 가정과 학교에서 ‘왜’라고 묻기보다 묵묵히 맡은 바를 해내는 것을 미덕이라고 여겼다면, 맞춤형 사교육에 익숙한 MZ세대는 마치 강의/과외같이 기승전결이 뚜렷한 구체적인 지침과 설명을 필수라고 여기는 것이죠. $%name%$님께서 사연의 주인공이나, 고민의 제공자(꼰대)가 되지 않기 위해서는 어떻게 해야 할까요?

애매한 지시의 피해: 시간낭비, 자원낭비, 기회의 손실

상사가 애매한 지시를 하면 지시를 받은 팀원들은 서로 다르게 해석하고 다른 반응을 보입니다. 심지어 어떤 회사는 상사(팀장) 지시를 받고 팀원들이 모여 팀장 지시 해석 회의를 하는 경우도 있습니다. 그만큼 상사 지시가 감을 잡기가 어렵다는 것을 반증하는 것이죠.

사람마다 경청 시 선택적 경청을 하게 됩니다. 사람은 ‘자기중심성’으로 자신의 과거 경험, 보유한 지식과 정보의 양과 질에 따라 상사의 지시 내용을 선택적으로 경청 → 선택적으로 해석/판단 → 선택적으로 반응하게 됩니다. 그러므로 소통의 오차를 줄이기 위해서는 명확한 소통을 하여야 합니다.

임원의 애매한 지시에 따른 중구난방의 판단들

위 예시처럼 임원이 애매한 지시를 하면 팀장이 서로 다르게 해석하고, 팀장은 파트장에게 파트장은 팀원에게 소통을 하여 A부서와 B부서는 같은 지시를 받고도 서로 다른 업무 계획과 활동을 전개해 나갈 것입니다. 임원이 애매한 지시를 하자, 팀장의 경청 Point가 다르게 작동하기 때문이죠.

애매한 지시를 지를 받은 하위 조직이 다르게 접근하여 시간낭비, 자원낭비, 기회 손실의 비용을 초래합니다. 단일 부서(또는 line)에서도 업무 생산성 저하와 직원 사기 저하를 일으키는 부작용을 초래합니다.

필자가 재직했던 기업에서 ‘성과 연봉제 도입과 성과 보너스 지급방안’ 작업시 두루뭉술한 부서장의 지시에 실무 차장과 이하 팀원이 엄청 고생한 경험을 지켜봤습니다. 수십 번에 걸친 작업, 재작업과 질책, 팀원의 사기 저하가 일어났습니다. 결국 그 차장은 상사와의 갈등으로 회사를 떠났습니다.

애매모호한 비과학적인 업무 지시가 초래하는 직/간접적인 부작용은 생각보다 훨씬 심각합니다. 그러한 지시들은 쓸데없는 일 양산의 주범이기도 합니다. 주로 문서 작성을 많은 단위 조직, 대기업의 기획 Part 등 업무의 30% 이상은 리더층의 애매한 지시와 호기심으로 인한 지시 등으로 발생하여 결과적으로 할 필요가 없는 일을 하기도 합니다. 리더의 애매한 지시는 팀원의 재작업의 반복을 초래하며, 전부 자원과 에너지를 낭비하게 만들고 사기 저하의 주범이 되는 것이죠.

실무에 적용하기 쉬운 업무지시 법칙 : B.O.S.S

애매한 지시의 피해는 잘 알겠는데, “그럼 어떻게 업무지시해야 하는데?” 하시는 분들은 아래 B.O.S.S 원칙을 활용해보세요.

Background(배경)
왜 이 과업을 수행하는지 과업의 배경을 설명하여 직원의 심적 동의(buy-in) 을 확보합니다.
Objective(목적)
과업 수행의 목적(Purpose)과 목표(Output Image)를 구체적으로 언급합니다.
Scope(범위)
최소한 수행해야 할 과업 수행 범위와 검토 영역을 명확히 설명합니다. 빠진 업무영역 때문에 재작업을 하는 낭비를 최소화하기 위해 필요합니다.
Schedule(일정)
과업 수행 중간보고 및 마감일(deadline)을 언급하여 직원의 업무 관리(업무 우선순위 조정 등) 및 과업 일정관리를 하는 데 필요한 정보를 주어야 합니다.