HR자료실

미국 내 업무 생산성의 비효율성을 가져오는 가장 큰 이유는 회의입니다.

어떻게 해야 회의를 생산적으로 할 수 있을까요?

우리가 회의에 소비하는 모든 시간이

과연 진정 원하는 것을 얻고 구체적인 가치를 창출 해내는 의미 있고 효율적인 시간입니까?

아니면 생산성과 결과물은 물론 직장 내 즐거움까지 앗아가는 비효율적인 회의를 하고 계십니까?

여러분이라면 이러한 회의를 계속 하시겠습니까?

지금 바로 실천하십시오.

누구나 예상할 수 있는 행동지침서가 아닌 파격적인 변화를 시도하십시오.

여러분이 참여하는 모든 회의를 더 생산적으로 만들어 줄 몇가지 방법을 소개합니다.

1. 잠시 멈추고 생각하십시오: 과연이 회의는 필요합니까?

정기적으로 잡혀 있는 미팅의 수를 줄이십시오. 회의실에 모이지 않고도 원하는 결과를 얻을 수 있습니다.

그 많은 사람들이 한시간이 넘는 시간 동안 한 자리에 함께 하지 않아도

결과물을 얻을 수 있는 대안을 고민하십시오.

모든 이슈에 대해 즉각적으로 회의를 잡지 않고 잠시 멈추어 생각하십시오.

2. 참석자의 수를 줄이십시오.

너무 많은 사람들이 회의에 참여할 필요는 없습니다.

많은 사람이 참여할수록 시간이 낭비됩니다. 꼭 필요한 핵심 이해관계자들만 초대하십시오.

그러면 그들이 그들 팀 내에 필요한 사람들을 선발하여 회의에 데리고 올 것입니다.

회의 참석자가 많아질수록 집단의 결단력이 줄어듭니다. 정말 필요한 사람들만 참석하도록 하십시오.

3. 명확한 목적이 없는 회의 안내메일은 줄입니다.

회의 참석자들은 그들이 회의에 참석하는 목적에 대해 명확히 이해하고 있어야 합니다.

회의 안내메일은 다음  2가지 질문에 대한 답을 담고 있어야 합니다.

         - 회의의 목적은 무엇인가?

         - 회의 후원하는 결과물은 무엇인가?

회의 안내메일이 위 2가지의 답을 포함하지 못한다면, 참석자들은 해당 정보를 요구해야 합니다.

회의에 참석하는 이유에 대해 알고 가십시오.

또한, 회의 48시간 전까지 아무런 공지를 못받았다면, 안내메일을 요청하거나 혹은 미팅을 거부할 권리가 있습니다.

4. 모든 사람들이 도착하지 않았더라도, 제 시간에 시작하십시오.

사람들이 제 시간에 회의실에 도착하길 바라십니까? 그들 없이 회의를 시작하십시오.

(경고: 여러분 또한 제 시간에 도착해야 합니다)

5. 다음 질문은 하는 것도, 받는것도 절대 금물입니다 : “제가 놓친 것이 있나요?”

회의에 늦게 들어온 사람은 이런 질문을 하지 말아야 합니다.

이미 논의된 바를 다시 설명하게 되면 제 시간에 온 사람들이 되려 피해를 봅니다.
 

생산적인 회의를 위한 기본원칙 7가지

1. 미팅 시작 후 5분 간은 이번 미팅의 목표와 결과물에 대해 명확하게 공유하는 데에 사용하라.

2. 미팅에 소요되는 기본적인 시간은 통상 알고 있는 30분이 아니라, 15분이어야 한다.

요점을 찾아, 치고 빠져야한다.

3. 자료를 검토하기 위한 회의는 잡지 않는다. 참석자들은 회의 이전에 검토를 끝내야 한다.

회의전까지 자료 검토가 되지 않으면 회의 일정을 다시 잡는다.

4. 회의는 이슈를 해결하고, 프로젝트를 개발하며 창조적이고 우호적으로 상호작용하는 데에 사용되어야 한다.

5. 회의 개최자가 참석자들 앞에서 준비하는 모습을 보이면 안된다.

그들은 준비된 상태에서 참석해야 하며 준비되지 않았다면 아예 참석하지 않아야 한다.

6. 월요일이나 금요일에는 회의를 잡지 않는 것이 좋다. 월요일이나 금요일은 다음 주를 위해 모든 일이 완료되는 데에 써야 한다.

7. 회의 때는 와이파이가 완전히 접근 가능하도록 해 놓아야한다.

회의를 시작하기 전, 참석자들은 전화기를 끄거나 진동으로 설정해 놓는다.

그러나, 회의의 목적에 따라 이 전자기기들 역시 사용될 수 있음을 명심하자.

모든 미팅자료(보조자료, 시각자료 등)가 스마트폰, 아이패드, 노트북 등을 이용하여 볼 수 있도록 해야 한다.

우리는 회의를 통해 협력하고, 영감을 얻고 결과를 만듭니다.

회의를 어떻게 준비하고 진행하고

추후 조치를 하는 지에 따라 모든 차이가 생겨납니다.

*저자

Jon Petz : ‘Boring Meetings Suck: Get More Out of Your Meetings, or Get Out of More Meetings’의 저자

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